Если вы контактируете с клиентами и поставщиками более одного раза, то создайте на каждого карточку «Новый контрагент», где будут зафиксированы их имена и фамилии, должности и звания, сопровождающиеся другой уместной или ценной информацией. 

Ввод в систему нового контрагента  со всеми реквизитами занимает меньше минуты. Необходимо ввести  название организации в поле «Название» и выбрать нужное юр. лицо из выпадающего списка. ИНН, фактический и юридический адрес, ФИО директора и все остальные данные юр.лица программа подтянет автоматически из базы  федеральной информационной адресной службы и сохранит их в карточке контрагента. По такому же принципу подтягиваются и банковские реквизиты: достаточно ввести его БИК. Кроме этого, интеграция  с  ФИАС позволяет проверить состояние юр. лица прямо из системы: действует оно или находится в процессе ликвидации. 

Добавьте ниже имя и фамилию любого из числа тех, с кем ведете переговоры в этой организации. Тогда, прежде чем увидеться с этими людьми в очередной раз, вы сможете обратиться к своей картотеке, чтобы освежить в памяти и иметь под рукой все необходимые имена и фамилии.

С помощью этого блока вы сможете существенно экономить время на содержание в порядке самого главного файла организации. 

Самой главной и отличительной особенностью от других CRM и ERP систем является то, что наша система может подстраиваться под Ваш бизнес.

Формы карточек настраиваются индивидуально под потребности сотрудников, например:

• количество полей,

• поля обязательные к заполнению,

• последовательность полей (расположение полей в карточке),

• поля с активными ссылками (сайты, ссылки на сторонние сервисы, соц. сети),

• ссылки в другие блоки программы.

Карточки настраиваются под Ваши предпочтения.

Все табличные формы так же могут быть настроены, например:

• таблицы заказов и работ по ним,

• таблицы задач,

• таблицы документов и др.

Вы сможете получать всю необходимую информацию в привычной, удобной для Вас форме.

Основное меню программы так же настраивается под привычные для вас термины. Отдельные части меню могут скрываться в зависимости от уровня доступа каждого сотрудника (подробнее «Настройка прав доступа»).

В системе можно построить калькулятор продаж, индивидуальный для каждой организации. Также в системе можно индивидуально настроить формы заявок. Поля в калькуляторе и заявке формируются согласно Вашим пожеланиям. Это позволяет менеджерам при первом обращении заказчика быстро и удобно зафиксировать данные, которые будут необходимы для реализации его заказа.

Если вы пользуетесь специализированной программой расчета, то при формировании рабочей спецификации есть возможность импортировать результаты расчета. Далее эта информация используется в складских операциях по списанию и оприходованию и анализе себестоимости. Если вы привыкли рассчитывать все в Excel, программе, которая также позволяет производить сложнейшие технологические расчеты, то ИНСТРУМЕНТ ДИРЕКТОРА позволит вам импортировать Excel-таблицы и также использовать информацию в дальнейшей работе.

Инфомат — это устройство, наличие которого в трудовом пространстве специалиста делает его автоматизированным рабочим местом. Он может быть установлен, например, в производственном цеху. Автоматизирует работу таких специалистов, как токарь, фрезеровщик, слесарь-сборщик и других. Служит для оперативного получения заданий, а также для ввода обратной связи о выполнении. Входит в единую систему управления предприятием. Дисплей инфомата является интерактивным (как на планшетах), что дает возможность специалисту и принимать разнарядки, задачи, заказы и т.п., и сообщать об их готовности.

Весьма актуальная функция, которая позволяет систематизировать информацию по множеству участников одного проекта, хранить все касающиеся их документы и материалы. Таким образом, вы перестанете путаться в подрядчиках подрядчиков, и сможете навести среди них порядок.

Особенно эта функция понравилась строителям-генподрядчикам, которые благодаря ней видят полную картину строительства какого-либо объекта со всем документооборотом.

Постановщик задач открывает широкие возможности работы с задачами предприятия:

 

— Привязки задач к проектам, документам, письмам (дерево связей);
— Использование подзадач на основе одной задачи;
— Использование чек-листов внутри задачи;
— Делегирование задач;
— Комментарии к задачам во внутреннем чате;
— Ознакомление персонала с поставленными задачами другим сотрудникам.

 

Можно создавать определённые типы задач с предустановленными чек-листами.
Можно создавать периодические задачи, которые в установленные сроки отправляются исполнителям самой системой.
Например, ежедневная задача администратору ресторана, с готовым чек листом по открытию. Выполнение чек листа администратором, будет видно в режиме онлайн руководителю.
Можно добавлять индивидуально для вашей организации дополнительные поля в карточке задачи и настраивать видимость колонок в списке задач.
Можно настроить, обязательное к заполнению, поле РЕЗУЛЬТАТ или прикрепление фото, при отметке исполнителя о выполнении задачи.

 

Также есть возможность:

 

— Выводить в основное меню кнопки создания для определенного ТИПА задач;
— Выставлять статусы задач;
— Предустанавливать должности или фамилии исполнителя для определенного ТИПА задач;
— Изменять отображение сущности (ПОРУЧЕНИЯ или РАСПОРЯЖЕНИЯ или ПРИКАЗЫ) так, как привыкли в Вашей организации;
— Вести расчет KPI при своевременном выполнении задач.

 

Автоматически формируется онлайн отчёт по каждому сотруднику о текущем состоянии всех задач и поручений.

При использовании электронного документооборота согласование документов происходит в онлайн-режиме, без лишних хождений по кабинетам. Доступ к программе есть не только с рабочего компьютера, но и с любого другого подключенного к интернету.

 

Для каждого типа документа (служебной записки, договора) задается маршрут и определяются сотрудники, которые будут участвовать в согласовании. При запуске согласования и при прохождении этапов, сотрудникам приходят уведомления внутри системы и в Telegram, далее документ согласовывается или пишутся замечания. Когда, после прохождения всех этапов согласования, документ утверждает руководитель, на утвержденный документ, возможно, автоматически наложить факсимиле подписи и печати.

 

Также программа позволяет быстро создавать документы, благодаря заведенным в нее шаблонам. Однажды созданный шаблон используется дальше, а данные и реквизиты контрагента переходят автоматически из его карточки. Систему можно настроить так, чтобы в документ подставлялись любые параметры, имеющиеся, в системе. Сэкономленное время сотрудники потратят на решение более важных задач.

 

Любые консультации по внедрению документооборота, по функционалу ПО «Инструмент Директора» можно получить по телефону +7 (499) 841-13-32. Начиная работать с электронным документооборотом и задачами для сотрудников в ИД, у Вас есть возможность расширить функционал ПО до ERP-системы и закрыть все потребности автоматизации вашего предприятия.

Любой параметр, который можно посчитать, можно вывести на рабочий стол сотрудника, руководителя, учредителя в виде online отчета.

С внедрением системы вы забудете о том, что отчеты нужно готовить: они уже есть online.

Получайте необходимые данные по складу или работы со складом, не выходя из системы управления предприятием.

Полноценный складской модуль внутри системы включает в себя:

• автоматическое штрих-кодирование, QR кодирование товара.

• кодирование  RFID  метками

• фотографию товара

• аналоги товаров

• выставление статуса товара

• автоматический контроль неснижаемого остатка, привязанный к «Паникеру предприятия»

В чем заключается автоматический контроль неснижаемого остатка?

При достижении определенного лимита товара на складе автоматически формируется заказ поставщику. Форма заказа отправляется по электронной почте и уходит уведомление ответственному сотруднику, логисту или снабженцу. Если критический остаток сохраняется больше допустимого времени, то информация появляется в «Паникере предприятия».

В системе есть все необходимые функции для работы с кадрами:

• должностные инструкции  (они не пылятся под столом, а находятся в постоянном доступе как для сотрудника, так и для руководителя)

• функциональные обязанности сотрудника.

• учет заработной платы: как повременной, так и сдельной

• учет премий и депремирований

• учет материальных ценностей, за которые отвечает сотрудник (отображается в карточке сотрудника)

• личные данные, например, ФИО, контакты, фото

• образование, опыт работы

• обучение

• уровни доступа в систему

• допуски к работам и другие данные

В системе хранится и сквозная информация обо всем, с чем отдельно взятый сотрудник работает. Это могут быть: договора, бизнес-процессы, задачи, периодические задачи, контрагенты, события, инструкции и пр.

Как в системе организовано снабжение?

Сотрудник подает заявку на покупку.
Заявка попадает в работу в отдел снабжения.
Снабжение связывается с поставщиками данного товара, получает счет и отправляет его с помощью системы в бухгалтерию.

В то же время руководителю приходит уведомление о согласовании данной покупки.
Если покупка одобрена, бухгалтерия оплачивает счет и отправляет заявку со статусом «оплачено» обратно в отдел снабжения.

Снабжение занимается доставкой товара. Узнать подробнее о логистике в системе можно в соответствующем разделе.
Перемещения данной заявки со всеми статусами видны сотруднику, который ее создал. Таким образом исключаются долгие переговоры по телефону.

Конкурентный лист формируется автоматически при вводе в систему счетов поставщиков на основании заявки на материлы от сотрудника организации. Далее, сформированный конкурентный лист отправляется на согласование ответственному лицу. Согласование может производиться с любого устройства, включая мобильный телефон. Маршрут конкурентного листа прописан таким образом, что при согласовании, в системе автоматически формируется прямое указание бухгалтеру на оплату согласованного счета.

Как организация доставок настроена в системе?

1. Вводятся данные об автомобилях и водителях, которые работают с предприятием.
2. Автомобили сегментируются, грузовые, по тоннажу и легковые.
3. Когда нужно что-то доставить, снабжение определяет параметры груза и вносит в систему. Система сама рассылает уведомления водителям.
4. Первый откликнувшийся получает заказ на доставку.

Благодаря системе, оперативность доставок повышается в разы. Когда товар поступает на склад, сотрудник, оформивший заказ, получает автоматическое уведомление.

Какие задачи может решить система?

Автоматические ежедневные отчеты по расходу ГСМ и по пробегу. Документооборот в электронном виде — благодаря этому, отпала необходимость собирать отчеты на бумажных носителях.

Пример внедрения:
Большое предприятие, 100 машин, которые находятся в разных городах. Путевые листы приходят в бумажном виде. Сотрудник бухгалтерии переносит данные в Excel-таблицу для учета и аналитики. Разрыв в обмене данных составляет месяц.

Мы создали удалённое рабочий место и дали возможность заполнять путевой лист с телефона и/или компьютера. Вносить нужно только суточный пробег. Остальные данные, например, ФИО, марку машины, гос. номер, система подтягивает автоматически. как только водитель входит в программу со своим логином и паролем.

После обязательного медицинского осмотра врачи заносят данные в программу. Если показания давления превышают норму, то руководитель получает автоматическое уведомление.
Благодаря «Инструменту директора» сократился месячный разрыв в обмене информацией, снизился расход бензина.

Система оснащена сквозным поиском по  всем блокам и разделам. Для того, чтобы найти информацию по любому вопросу предприятия, достаточно ввести ключевое слово поиска. И Вы будете приятно удивлены, когда в результате поиска будет собрано все, что относится к Вашему запросу. Например, звонит клиент и хочет узнать, в каком состоянии его заказ. Набрав в поисковике фамилию клиента или название заказа, сразу видите, что его заказ скомплектован на 87%.

В системе легко и просто найти любой контакт любого специалиста всех контрагентов тем вашим сотрудникам, у которых есть соответствующие доступы. Есть уведомление менеджера о дне рождения клиента. В системе вашим сотрудникам доступны контакты специалистов контрагентов вашей компании. Естественно, для этого сотрудникам настраиваются соответствующие доступы. Таким образом, вы обеспечиваете условия для эффективной коммуникации с партнерами и не допускаете утечек. Также предусмотрена возможность блокировки на скачивание базы контрагентов. Есть история взаимоотношений с контрагентом по количеству заказов, событиям, договорам, взаиморасчетам, задачам, связанным с ним, доставкам. В системе есть возможность для постоянных клиентов создавать личные кабинеты. С помощью личного кабинета можно осуществлять весь документооборот, исключая почту.  Для этого используется удобная встроенная служебная переписка. Поэтому можно легко поднять любой документ, отправленный через личный кабинет, независимо от его давности и от того, кто работал с этим клиентом.

Ни один телефонный звонок, входящая почта или посетитель не забудется. С помощью системы можно закрепить все входящие обращения за разными сотрудниками для последующей коммуникации их с клиентами. Можно запланировать на будущее событие, поставить уведомление SMS или  Email, чтобы его не пропустить. Календарь событий — это полноценный планировщик Вашего рабочего дня, недели, месяца… Представьте, что у каждого сотрудника в компании появился личный секретарь, который напоминает о важных делах! Календарь событий можно также применять для личного использования (события можно настраивать так, чтобы кроме Вас его никто не увидел).

Система интегрирована с ведущим сервисом email рассылок UniSender. Позволяет быстро отправлять множество коммерческих предложений, писем с поздравлениями и т. п. сегментировано по базе клиентов. Ваши письма защищены от попадания в Спам. Управление рассылками происходит не выходя из системы.

Корпоративная почта встраивается в систему, даже если у Вас несколько ящиков. Благодаря этому вся Email переписка собирается в одном месте.  Почта от клиентов приходит ответственным менеджерам непосредственно в систему. Из письма, пришедшего от клиента легко запустить бизнес-процесс или сделать заявку, нужные данные подставляются автоматически.

Мы автоматизируем бизнес-процессы на Вашем предприятии. В начале идет проработка бизнес-процессов со всеми участниками, утверждение у заказчика, далее мы настраиваем бизнес-процесс в системе. Обучаем сотрудников. И бизнес-процесс начинает работать в автоматическом режиме, согласно настроенных по времени контрольных точек. Одним из этапов бизнес-процесса может быть составление технологической карты и калькуляции себестоимости изделия. Подробнее об этом описано в разделе “Технологическая карта и калькуляция”.

Технологическая карта — это документ, описывающий все необходимые условия для производства того или иного продукта, включающий в себя:

• готовую продукцию
• материалы
• инструменты
• расходные инструменты
• операции
• тех условия.

На основании тех. карты можно составить калькуляцию себестоимости изделия или проекта.

Каждый сотрудник заходит в систему под своим индивидуальным логином и паролем. Администратор системы согласно штатного расписания настраивает уровень доступа каждого сотрудника. Можно добавить и убрать доступ к определенным разделам системы. Настройки доступа в системе очень гибкие. Можно настроить запрет на удаление даже собственных записей по клиентам, товарам…

В любой момент мы видим финансовое состояние по любому контрагенту. Есть уведомления ответственным сотрудникам по отсроченным платежам. Можно посмотреть историю оплат. При начислении зарплаты сотрудникам, автоматически учитываются премии и депремирования за не вовремя выполненные задачи. С системой легко вести учет хозрасходов. Вы будете видеть, кому, когда, сколько денег было выдано.

В любое время, увидев на главном экране красную лампочку вместо зеленой, Вы понимаете, что в каком-то отделе просрочено выполнение какой-либо задачи или бизнес-процесса. Нажав на эту лампочку, Вы легко находите отдел и сотрудника, у которого произошла задержка в производственном процессе. Теперь Вы можете оперативно отреагировать. Ценность Паникера заключается еще и в том, что каждый сотрудник точно знает, что если он просрочит что-то в процессах предприятия, то это моментально станет известно руководству и будет стараться этого не допускать.

В системе есть возможность внутренней служебной переписки с привязкой к обсуждаемому документу. Затраты на телефонные переговоры для филиальной сети будут минимальны. Также, если сотрудник находится не в режиме online, можно отправить уведомление о получении комментария по sms или на почту.

Любому отделу можно привязать ip-камеру. И если открыть в системе соответствующий отдел, можно сразу увидеть  online-трансляцию из этого отдела. С помощью данной функции можно эффективно бороться с опозданиями. В начале рабочего дня, например в 8:00, IP-камерами делается фотографирование рабочего пространства и фото отправляется контролеру-табельщику. Изображение с IP-камеры может транслироваться в личный кабинет клиента, показывая ему, что происходит с его заказом.